¿Qué es la Asistencia a la Dirección?

Es un ciclo de formación el cual te capacita para la organización, gestión, elaboración y transmisión de las informaciones que son procedentes o van con destino a los órganos ejecutivos, de gestión de lenguaje propio o extranjero y profesionales. Por otra parte también te prepara para la organización de las agendas y los eventos, entre muchas más tareas. Por cierto, te invito a conocer más sobre el Ciclo Superior Online de adjunto a la dirección.

Definición de la Asistencia a la Dirección

Se le conoce por diversos nombres tales como asistente de dirección, secretaria de dirección, secretaria ejecutiva, ayudante de dirección o asistente, a pesar de su nombre su definición es la misma y es la siguiente: se define a la persona que lleva por encargo la transcripción de los documentos, extender las actas, custodiar los documentos de la oficina, atención al público, gestión organización, atención telefónica, entre otras funciones.

Funciones de la Asistencia a la Dirección

Aunque parezca increíble las funciones de la asistente a la dirección son muchas, pero acá te diremos las más comunes y básicas de las funciones que esta persona profesional en el área cumple, y estas son algunas de ellas:

  • Atención a visitas
  • Atención telefónica
  • Organizar la agenda de trabajo
  • Confección de la información escrita
  • Archivar
  • Organizar eventos
  • Organizar y asistir a reuniones
  • En ausencias del jede este podrá asumir las funciones del mismo y delegar nuevos o supervisar los trabajos.
  • Temas financieros
  • Jefe de la coordinación de secretarias.
  • Elaboración de informes internos, memorias, auditorías, resumen interno de prensa.
  • Actualización de contenidos de la página web de la empresa, así como mantenimiento de la intranet.
  • Temas de protección de datos y creación de bases de datos

Actividades de la Asistencia a la Dirección

Son muchas las actividades que realiza la asistencia a la dirección pero podemos mencionar algunas de ellas que son las más importantes entre las que están:

  • Administración de sistemas de información y archivos.
  • Organización y gestión de agendas y comunicaciones de la dirección, coordinando las diferentes actividades programadas.
  • Gestión y organización de eventos, reuniones y otros actos corporativos.
  • Gestión y presentación de expedientes y documentación jurídica y empresarial.
  • Gestión y control de documentación confidencial.
  • Elaboración y presentación de documentos (presentaciones, informes, reportes, propuestas).
  • Desarrollo de tareas de relaciones públicas en la empresa.
  • Desarrollo y verificación de la atención al cliente en el ámbito administrativo, asegurando los niveles de calidad y criterios éticos de la institución.
  • Detección de necesidades y anticipación de soluciones a partir del análisis de la información disponible y del entorno.
  • Clasificación, registro y archivo de comunicaciones y documentos.

Diferencia entre Administración y Finanzas y Asistencia a la Dirección

Es mucha la diferencia entre Administración y finanzas y Asistencia a la Dirección, ya que la primera por una parte es un poco más completa y puede comprender muchos más cargos, gestionan directamente los recursos tantos financieros como de personales de las empresas mientras que la asistencia a la dirección solo esta para encargarse de más que nada los trabajos internos como por ejemplo las correspondencias, organizaciones de las reuniones entre otras. Pero cabe destacar que ambas son de mucha importancia para una buena función de las empresas.

Salidas profesionales de la Asistencia a la Dirección

Es muy importante que sepas cuales son las salidas de la asistencia de dirección y es por ello que te diremos cuales son algunas de ellas:

  • Secretariado.
  • Asistente personal.
  • Asistente de despachos y oficinas.
  • Asistente jurídico.
  • Asistente de Recursos Humanos.